Privacyverklaring (AVG)

MANI.CURE 

Privacyverklaring 

voor klanten, websitebezoekers en andere contactpersonen 

Bij Mani.Cure gaan we zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt. 

1. Wie isverantwoordelijkvoor jouw persoonsgegevens? 

Mani.Cure, gevestigd aan A.F. de Savornin Lohmanstraat 4, 1501 NH Zaandam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. 

Voor bepaalde afspraken kan de behandeling worden uitgevoerd door een zelfstandig werkende behandelaar (zzp’er) die binnen Mani.Cure werkzaam is. Voor zover die behandelaar persoonsgegevens voor eigen vakinhoudelijke dossiervorming, nazorg, administratie of communicatie verwerkt, 
kan die behandelaar daarvoor zelf (mede) verwerkingsverantwoordelijke zijn. 

2. Welkepersoonsgegevensverwerken wij? 

Afhankelijk van het contactmoment, de boeking of de behandeling kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken: 

• voor- en achternaam 

• telefoonnummer en e-mailadres 

• adresgegevens, voor zover nodig voor administratie of facturatie 

• afspraakgegevens, behandelkeuzes en notities die nodig zijn voor planning of uitvoering 

• betaal- en factuurgegevens 

• berichten via e-mail, telefoon, WhatsApp, Instagram of andere contactkanalen 

• foto’s of video’s van het resultaat, maar alleen als daarvoor toestemming is gegeven of als beeldmateriaal niet tot een persoon herleidbaar is 

• beperkte informatie over allergieën, gevoeligheden, contra-indicaties of relevante bijzonderheden, voor zover dit nodig is voor een veilige en verantwoorde behandeling 

3. Waaromverwerken wij deze gegevens? 

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden, zoals: 

• het plannen, bevestigen, wijzigen en uitvoeren van afspraken 

• het kunnen beoordelen welke behandeling passend, veilig en technisch verantwoord is 

• het afhandelen van betalingen en het voeren van onze administratie 

• het onderhouden van klantcontact, service, garantie, herstel of klachtenafhandeling 

• het verbeteren van onze dienstverlening en werkprocessen 

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen 

• marketing of het delen van beeldmateriaal, uitsluitend wanneer daarvoor een geldige toestemming is gegeven of wanneer het beeld niet herleidbaar is tot een persoon 

4. Opwelkegrondslag verwerken wij persoonsgegevens? 

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld: 

• uitvoering van de overeenkomst: om jouw afspraak in te plannen en de behandeling uit te voeren 

• wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale en administratieve verplichtingen 

• gerechtvaardigd belang: zoals een zorgvuldige salonvoering, kwaliteitsbewaking en klachtenafhandeling 

• toestemming: bijvoorbeeld voor herkenbaar beeldmateriaal of bepaalde marketinguitingen 

Verwerken wij gegevens over gezondheid, allergieën of andere bijzondere persoonsgegevens, dan doen wij dat alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor een veilige behandeling en voor zover dat op grond van de AVG is toegestaan of met jouw uitdrukkelijke toestemming. 

5. Onlineboekingenen behandeling op afspraak 

Wanneer je online of op een andere manier een afspraak maakt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de boeking te beheren en de behandeling voor te bereiden. Daarbij kunnen we ook informatie gebruiken die nodig is om te bepalen of de geboekte behandeling past bij de staat van de nagels, aanwezige productopbouw, beschikbare behandeltijd en jouw wensen. 

Voor zover noodzakelijk worden jouw afspraakgegevens gedeeld met de behandelaar die jouw afspraak uitvoert. Dat gebeurt alleen voor planning, voorbereiding, uitvoering, nazorg en een zorgvuldige klantcommunicatie. 

WhatsApp en de AI Stylist

App je ons op WhatsApp, dan bewaren wij dat gesprek een jaar: je telefoonnummer, je naam zoals WhatsApp die doorgeeft, de berichten over en weer, en een omschrijving van foto’s die je stuurt. Wij doen dat om je vraag te kunnen beantwoorden en om later te kunnen terugkijken wanneer je ergens op terugkomt.

Een deel van je bericht wordt automatisch beantwoord door onze AI Stylist. Dat is geen mens. Komt die er niet uit, dan neemt een van ons het gesprek over. Onze medewerkers kunnen de WhatsApp-gesprekken inzien, zodat zij je verder kunnen helpen.

Na een jaar wordt het gesprek automatisch verwijderd. Wil je dat eerder, laat het ons weten.

6. Foto’s, video’sensocial media 

Mani.Cure maakt niet zomaar herkenbare foto’s of video’s van klanten voor social media, website of promotiemateriaal. Wanneer je herkenbaar in beeld bent, vragen wij daarvoor 
vooraf toestemming. Je kunt die toestemming later altijd weer intrekken. 

Detailfoto’s van nagels of handen die niet naar jou als persoon herleidbaar zijn, kunnen in sommige gevallen worden gebruikt voor portfolio-, trainings- of kwaliteitsdoeleinden. Zodra beeldmateriaal wél naar jou herleidbaar is, behandelen wij dit als persoonsgegeven. 

7. Metwiedelen wij persoonsgegevens? 

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk daarbij aan: 

• het online boekingssysteem en de softwareleverancier 

• de behandelaar die jouw afspraak uitvoert 

• de betaalprovider of financiële administratie 

• de boekhouder of andere verwerkers die ons ondersteunen 

• hosting-, back-up- of IT-dienstverleners 

• overheidsinstanties, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn 

Met partijen die namens Mani.Cure persoonsgegevens verwerken en niet voor eigen doeleinden gebruiken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. 

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij in beginsel de volgende termijnen: 

• afspraak- en contactgegevens: zolang nodig voor planning, service en een normale klantrelatie, en in beginsel niet langer dan 24 maanden na de laatste afspraak, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor een klacht, geschil of lopende toestemming 

• factuur-, betaal- en administratiegegevens: ten minste 7 jaar, voor zover dat volgt uit de fiscale bewaarplicht 

• communicatie zonder vervolgafspraak: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste contactmoment 

• toestemming voor beeldmateriaal en bijbehorende bestanden: totdat de toestemming wordt ingetrokken of het gebruiksdoel eindigt, tenzij een kortere verwijdering redelijkerwijs nodig is 

9. Beveiligingvan persoonsgegevens 

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Denk aan toegangsbeperking, wachtwoordbeveiliging en zorgvuldige omgang met boekings- en klantinformatie. 

10. Website, cookiesensocial media 

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen functionele of analytische cookies worden gebruikt voor een goed werkende website en basisstatistieken. Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken vragen wij, waar nodig, vooraf toestemming. 

Gebruik je social media om contact met ons op te nemen, dan is ook het privacybeleid van het betreffende platform van toepassing op de manier waarop dat platform persoonsgegevens verwerkt. 

11. Geenuitsluitendgeautomatiseerde besluitvorming 

Mani.Cure gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of jou anderszins in aanmerkelijke mate treft. 

12. Jouwrechten 

Je hebt op grond van de AVG onder meer het recht om: 

• inzage te vragen in jouw persoonsgegevens 

• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren 

• gegevens te laten verwijderen, voor zover dat wettelijk mogelijk is 

• de verwerking te laten beperken 

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen 

• jouw gegevens over te dragen, voor zover dat van toepassing is 

• een eerder gegeven toestemming weer in te trekken 

Een verzoek kun je sturen naar info@mani-cure.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om zeker te weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan. 

13. Vragenof klachten 

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Mani.Cure met persoonsgegevens omgaat, neem dan contact met ons op via info@mani-cure.nl, 
telefonisch via 06 44 48 92 53 of via de website www.mani-cure.nl. 

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

14. Wijzigingen

Mani.Cure kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar via de website, het boekingssysteem en op verzoek in de salon. 

Korte verwijzing voor de algemene voorwaarden 

Op de verwerking van persoonsgegevens door Mani.Cure is de geldende privacyverklaring van toepassing. Deze is beschikbaar via de website, het online boekingssysteem en op verzoek in de salon.